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Con el fin de fortalecer los lineamientos asociados a la adecuada gestión de los documentos del ciclo contractual del Estado, se actualizó el numeral 2 de la Circular Externa Única.
En un trabajo conjunto entre Colombia Compra Eficiente y el Archivo General de la Nación (AGN), se brindaron a las entidades públicas orientaciones más precisas y homogéneas respecto a las buenas prácticas archivísticas que exige la administración de los documentos contractuales.
El SECOP II no cumple funciones de conservación o administración documental. Los ajustes técnicos realizados buscan mejorar la conformación y organización de los expedientes físicos, electrónicos e híbridos, a fin de optimizar la administración de la información en los diferentes momentos del proceso contractual y alinear las prácticas institucionales con la política de gestión documental del Estado.
En este contexto, el cambio efectuado armoniza los lineamientos vigentes en términos archivísticos, refuerza la coherencia entre las responsabilidades de quienes administran información y expedientes del proceso contractual, y orienta a las entidades hacia una adecuada gestión de documentos en entornos digitales, garantizando integridad, disponibilidad y trazabilidad.
De esta manera, la actualización del numeral 2 se consolida como una herramienta clara para que las entidades fortalezcan sus procesos internos, mejoren la calidad de la información publicada en SECOP II y aseguren expedientes electrónicos completos, organizados y alineados con las disposiciones del Archivo General de la Nación (AGN).
Una mejor articulación entre la gestión documental y la gestión contractual favorece la eficiencia institucional.
