Gestión contractual - Modificaciones del Contrato

Después que la Entidad Estatal aprueba y publica el contrato, el SECOP II lo cambia a estado “Firmado”.  Si la Entidad Estatal va a modificar el contrato, el usuario debe ingresar al contrato y hacer clic en “Modificar” 

a. Seleccionar y crear la modificación
El SECOP II habilita el gestor de modificaciones. Para crear la modificación, seleccione de la lista la que prefiera.

Al seleccionar la modificación, el SECOP II muestra un mensaje con la pregunta “¿Requiere reconocimiento del proveedor?”. Por defecto la casilla viene seleccionada, es decir que la modificación requiere aprobación del Proveedor. Si usted va a realizar una modificación unilateral, necesariamente debe deseleccionar la casilla. 

Después de seleccionar la modificación que va a realizar, el SECOP II muestra la referencia interna de la modificación y habilita los siguientes botones.

A continuación, le explicamos cada una de las modificaciones que puede hacer en el SECOP II.
1. Suspensión del contrato
Con esta modificación el SECOP II detiene la ejecución del contrato. Durante ese periodo únicamente será posible añadir y registrar facturas. 

2. Activación del contrato
Modificación con la que un contrato suspendido vuelve a entrar en vigencia. 

3. Modificación del contrato
Esta modificación permite cambiar todas las secciones del contrato, excepto la fecha de inicio del contrato de la sección de información general. Sirve para hacer varias modificaciones a la vez. 

Esta modificación permite adicionar el valor del contrato. Vaya a la sección “Bienes y servicios”. 

Para la adición en valor de los contratos el usuario tiene 2 opciones:
I. Modificar la cantidad o el valor unitario de los bienes y servicios contratados.

II. El usuario puede agregar un nuevo artículo a la lista de precios donde deje claro que esta adicionando al contrato.
Tenga en cuenta que:
1. El SECOP II no permite hacer modificaciones de adición que superen el 50% del valor del contrato.
2. Si va a adquirir otro bien o servicio distinto al de los que estaba en la lista, debe agregar un nuevo artículo y detallar el código de naciones unidas, la cantidad, el precio unitario estimado y el precio pactado con el Proveedor.  

5. Cesión del contrato
Esta modificación permite ceder el contrato de un Proveedor a otro. El Proveedor al que la Entidad va a ceder el contrato debe estar registrado en el SECOP II. Al realizar la cesión, el SECOP II genera un contrato para el nuevo Proveedor y solo permite al primer Proveedor consultar los detalles del contrato establecidos hasta su cesión. 

Haga clic en la lupa y busque al nuevo Proveedor por nombre o NIT.
El nuevo Proveedor debe aceptar y publicar la cesión para que la Entidad pueda aprobarla y publicarla. 

6. Terminar unilateralmente o caducar el contrato 
Permite terminar el contrato, normal o anormalmente.                                                         
Las Entidades Estatales, podrán realizar la terminación del contrato en el SECOP II mediante la opción de modificación del contrato “Terminar, terminar unilateralmente o caducar el contrato” sólo si tienen disponibles todos los documentos relacionados con la liquidación y obligaciones post-contractuales. Lo anterior teniendo en cuenta que esta modificación bloquea cualquier cambio al expediente contractual. Es decir que después de realizarla no podrá modificar el contrato ni cargar ningún documento adicional. 
En caso de que la Entidad no tenga toda la documentación de la terminación del contrato como la liquidación y/o obligaciones post contractuales, la Entidad deberá realizar la terminación del contrato ya sea unilateral o bilateral por fuera de la plataforma y subir la documentación correspondiente en los Documentos de ejecución del contrato. Cuando la Entidad tenga completos todos los documentos de liquidación y obligaciones post-contractuales podrá cerrar el expediente mediante la modificación “Cerrar el contrato”. 
El cierre que contempla la plataforma como modificación “Cerrar el contrato” en el módulo de gestión contractual sirve para hacer el cierre total del expediente de contratación y también bloquea el cargue posterior de cualquier documento o actualización.
Las Entidades que hayan realizado la terminación del contrato en plataforma, pero tengan documentos posteriores que hagan parte del contrato, pueden hacerlo por medio de un mensaje público en el expediente o área de trabajo del Proceso de contratación. 

6. Terminar unilateralmente o caducar el contrato 
Permite terminar el contrato, normal o anormalmente.

7. Cerrar el contrato 
Corresponde al cierre del expediente contractual y se realiza cuando se ha cumplido la fecha de fin de la liquidación. Es importante tener en cuenta que para realizar el cierre es preciso que estén cumplidas todas las fechas asociadas al contrato. Si no es así será preciso modificar esas fechas para poder cerrar el expediente.

b) Enviar al proveedor 
Después de crear la modificación del contrato la Entidad Estatal debe diligenciar la justificación de la modificación.  Esta información es obligatoria. El SECOP II le permite adjuntar documentos que soporten la modificación contractual que se está realizando.

Haga clic en “Finalizar modificación” y luego en “Enviar al Proveedor” Si, seleccionó la opción para solicitar aprobación del Proveedor.