Subasta (selección abreviada y enajenación de bienes) - Editar pliegos borrador

Ahora el SECOP II le permite hacer las subastas completamente en línea. Aprenda como crear el borrador de pliego de condiciones hasta la publicación del informe de habilitación de los Proponentes y la apertura del sobre económico hasta la adjudicación del Proceso.

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    Una vez quedan guardados los datos, el SECOP II crea el expediente electrónico del Proceso de Contratación y habilita la creación electrónica del borrador de pliego de condiciones. El borrador de pliego de condiciones es un formulario con cinco secciones: Información general, Configuración, Cuestionario, Evaluación y Documentos del Proceso.

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    2.1 Información general
    En la sección 1. “Información General” debe diligenciar los datos básicos así: 
    a. En “Descripción” escriba el objeto del Proceso de Contratación, recuerde que el campo tiene un límite de 500 caracteres.
    b. En “Clasificación del bien o servicio” ingrese los códigos del Clasificador de Bienes y Servicios con los que identificará el Proceso de Contratación. Puede seleccionar un código principal y varios códigos secundarios. Recuerde que debe usar códigos a tercer o cuarto nivel. El nivel de detalle ayuda a la competencia y mejora la calidad de la información. 

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    c. El campo “Plan Anual de Adquisiciones” es para asociar el Proceso de Contratación con las adquisiciones del Plan Anual de Adquisiciones de la Entidad Estatal (PAA). Haga clic en “Agregar” y el SECOP II muestra las líneas del PAA de la Entidad Estatal que tienen los mismos códigos del Clasificador de Bienes y Servicios del Proceso de Contratación.
    Seleccione la adquisición que corresponda al Proceso de Contratación y haga clic en “Confirmar”. Si no encuentra la línea correspondiente en el PAA, pero sabe que la incluyó, en el campo “Tipo” seleccione la opción “Todos” y luego haga clic en buscar. La plataforma trae todas las adquisiciones del PAA, seleccione la adquisición y haga clic en “Confirmar”.  Si no hay una línea en el PAA que corresponda al Proceso de Contratación, marqué que el Proceso NO es una adquisición del PAA.

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    d. En “Información del contrato” seleccione el tipo de contrato, por ejemplo, suministro, la justificación de la modalidad de contratación y la duración estimada del contrato en días, meses o años.
    e. El campo “Dirección de notificaciones” hace referencia a la dirección de ejecución del contrato. Por defecto el SECOP II usa la dirección de la Unidad de Contratación (Área de compras) que creó el usuario administrador al configurar la cuenta de la Entidad Estatal en el SECOP II. Si quiere ingresar una dirección diferente quite la marca y modifíquela.
    f. “Acuerdos Comerciales”. Debe indicar si el Proceso de Contratación está sujeto a los Acuerdos Comerciales. Si es el caso, marque “SI” y haga clic en “Agregar Acuerdo Comercial”. La plataforma muestra la lista de los Acuerdos Comerciales. Seleccione los que corresponda y haga clic en agregar.

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    g. “Documentos internos”. Esta opción permite cargar documentos que sean de conocimiento exclusivo para la Entidad, por ejemplo, actas de reunión o instrucciones. 
    Los documentos allí cargados no serán visibles para los Proveedores y ciudadanía en general.
    h. “Configuración del equipo y flujo de aprobación”: Esta opción sólo es visible si la cuenta de la Entidad Estatal fue configurada para trabajar con flujos de aprobación y existe un equipo de usuarios que debe aprobar actividades concretas para adelantar el Proceso de Contratación. Por defecto aparece marcado el equipo de usuarios aprobadores seleccionado al crear el proceso en el SECOP II, pero, si tiene permisos para hacerlo, usted puede cambiar el equipo, consultar su detalle y editar el flujo de aprobación.
    Guarde los cambios y haga clic en “Continuar”. 

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    El SECOP II comprueba si existe algún Acuerdo Marco o algún instrumento de agregación de demanda disponible para adquirir los bienes y servicios del Proceso de Contratación. En caso de ser así muestra un aviso. El usuario puede ir a la Tienda Virtual del Estado Colombiano a consultar las condiciones de los instrumentos de agregación de demanda disponibles, para lo cual debe hacer clic en “Ir a la tienda online”. 
    Si la Entidad Estatal está obligada a comprar a través de Acuerdos Marco, debe hacer clic en “Cancelar creación del Proceso” y dirigirse a la Tienda Virtual del Estado Colombiano. De lo contrario, puede decidir entre hacer la compra a través del Acuerdo Marco respectivo o continuar con la el Proceso de Contratación en el SECOP II. 
    En caso de que decida seguir adelante con el Proceso en el SECOP II debe hacer clic en “Cerrar y continuar”.

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    Antes de mostrar la siguiente sección “Configuración”, el SECOP II puede mostrar alertas en los siguientes casos:
    -Cuando la Entidad Estatal tiene su PAA cargado en SECOP II, pero al crear el Proceso no lo asocia con ninguna adquisición del PAA. Esta alerta no impide continuar con el Proceso, pero usted debe redactar una justificación que será visible en el borrador de pliego de condiciones cuando sea publicado.
    -Cuando la Entidad Estatal definió un flujo de aprobación para la creación del Proceso de Contratación. En este caso el SECOP II abre una ventana emergente con el flujo de aprobación para que usted envíe la tarea para aprobación del usuario correspondiente, una vez éste dé su autorización, usted puede continuar con el proceso.

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    2.2. Configuración 
    a. Cronograma: En el cronograma establezca las fechas de los hitos del Proceso de Contratación. Recuerde que el SECOP II es una plataforma transaccional, y habilita o deshabilita las acciones de los interesados, Proveedor y Entidad Estatal, de acuerdo con el Cronograma establecido. La fecha de publicación del aviso de convocatoria pública y la de publicación de estudios previos debe ser la misma. 
    Revise con cuidado la fecha de Presentación de Ofertas pues los interesados no pueden presentar ofertas con posterioridad a la hora y la fecha señalada. El cronograma contiene los hitos del Proceso y debe respetar los plazos mínimos establecidos en la ley. Por ejemplo, no permite configurar el plazo de adendas en un periodo menor a un día hábil antes del cierre del proceso y tampoco permite realizar adendas entre las 7:00 p.m. y las 7:00 a.m. 
    No olvide ingresar el plazo de validez de las ofertas.

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    b. Configuración Financiera: Diligencie aquí la información relativa al pago de anticipos, su respectivo plan de amortización y las garantías solicitadas para el proceso de contratación.
    - Solicitud de Garantías: Marque “Sí” en “¿Solicitud de garantías?” e indique las condiciones de cada una de las garantías.  Marque los amparos que requiere haciendo clic en la casilla a la izquierda del amparo y complete la información correspondiente. En algunos casos aparece un valor propuesto para la garantía, pero puede ser editado por el usuario. 

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    c. “Visitas al lugar de ejecución” usted podrá definir si va a permitir que los Proveedores realicen visitas al lugar de ejecución del proceso antes de presentar las ofertas.  Cuando marca “Si” la plataforma le pide establecer una fecha y hora límite para que se hagan las visitas y habilita un campo de información adicional donde usted podrá estipular como quiere que se realicen las visitas, por ejemplo, fecha límite y horario.
    d. Lotes: Indique si el Proceso tiene lotes o segmentos. Si los tiene, haga clic en “Si” en el campo “Definir valor estimado por lote”. Puede ingresar la información de los lotes manualmente o desde una plantilla de Excel (esto si tiene muchos lotes). 
    Para hacerlo manualmente haga clic en “Pulse para añadir un lote” y escriba el valor de cada lote en la casilla de valor estimado. Usted puede hacer clic en “editar” y cambiar los nombres de los lotes. El SECOP II por defecto los numera. 
    Para cargar la información de los lotes masivamente desde Excel, haga clic en “Descargar plantilla”.

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    Cuando descarga la plantilla, esta asume como título el identificador del Proceso de Contratación. No debe cambiar el título. Esto para que el sistema reconozca a qué Proceso corresponde la plantilla. Para cada Proceso de Contratación el usuario tiene que descargar la plantilla de importación de lotes.
    Cada lote debe corresponder a una hoja diferente dentro de la plantilla en Excel. El nombre de la hoja es el nombre del lote. La Entidad no debe modificar la estructura del archivo pues no funcionará correctamente la importación. Para evitar errores, es recomendable usar la opción Mover o Copiar al crear una hoja para cada lote.
    Cada hoja del archivo tiene una tabla donde la Entidad Estatal debe ingresar la información de insumo para que los Proveedores hagan su oferta económica (referencia del bien o servicio, código del Clasificador de Bienes y Servicios, descripción del bien o servicio a adquirir, cantidad, unidad y precio unitario estimado). Esta plantilla hace las veces de formato de oferta económica de la Entidad. Si quiere solicitar información adicional al Proveedor puede incluir en la lista de precios del cuestionario formatos donde el Proveedor debe establecer esta información.
    En el campo de comentarios es recomendable indicarlas  indicar las especificaciones que debe tener en cuenta el Proveedor para hacer su oferta (impuestos en particular). Cuando comience el plazo para la presentación de ofertas, el Proveedor incluirá su oferta económica también en precios unitarios al lado del campo “Precio unitario estimado”. La plataforma multiplica este precio unitario por la cantidad para calcular el valor total de la oferta.

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    Luego de tener todos los lotes configurados en la plantilla, usted debe guardar el archivo localmente en su computador. Para realizar la importación de la plantilla haga clic en “Usar Excel” y luego en “Importar lotes y precios”. Haga clic en la opción de sustituir los datos. Luego haga clic en “Confirmar” para cargar la plantilla.

     

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    El SECOP II le muestra un mensaje de éxito indicando que la información de los lotes fue cargada correctamente. En la sección de cuestionario podrá validar la información cargada para la oferta económica de cada lote.

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    Si el Proceso no tiene lotes, deje la opción en “No” y continúe con el siguiente campo.
    e. Precio: ingrese el valor estimado del Proceso de Contratación. Si el Proceso de Contratación tiene lotes, el SECOP II calcula automáticamente el valor estimado del Proceso de acuerdo con el valor y cantidad de los artículos ingresados en la información de los lotes
    f. Información presupuestal:  Diligencie aquí la información relativa a la destinación del gasto y al origen de los recursos. En destinación del gasto indique si el Proceso de Contratación ejecuta gastos de funcionamiento o de inversión. Tenga en cuenta que, si selecciona inversión, SECOP II habilitará en el contrato los campos Código BPIN y Año de vigencia con los cuales usted podrá asociar y consultar la información de los procesos contractuales financiados con recursos de inversión. 
    En origen de los recursos indique si son recursos propios, de regalías, del presupuesto nacional o territorial  de crédito, etc. Si los recursos son de varias fuentes, indique la fuente de recursos que tiene mayor peso dentro del proceso de contratación.
    Luego marque “Si” en caso de que su Entidad Estatal esté registrada en el SIIF (Sistema Integrado de Información Financiera), recuerde que este es solamente para Entidades de Orden Nacional. El SECOP II tiene interoperabilidad con SIIF y permite verificar si el certificado de disponibilidad presupuestal (CDP) ingresado para el Proceso existe y si tiene saldo suficiente. 
    Haga clic en” Agregar código” para ingresar el CDP o el código de la vigencia futura con el que la Entidad va a pagar el valor del contrato. Si la Entidad está registrada en SIIF, debe diligenciar los campos código y saldo a comprometer y el SECOP II completa automáticamente el saldo. Si la Entidad no hace parte del SIIF, debe diligenciar todos los campos. Para finalizar haga clic en “Crear”.
    Luego de relacionar la información puede validar o consultar con el SIIF, para ello seleccione el código a verificar y haga clic en validar; si es una Entidad registrada en SIIF, debe hacer clic en “Consultar SIIF”.

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    g. En “Mejora oferta económica y Subasta electrónica” escriba la fecha en la cual va a publicar la lista de participantes en la subasta. Tenga en cuenta que los Proveedores deben prepararse para participar en la subasta y, en consecuencia, establezca un plazo prudencial para el efecto. Escriba también la fecha y hora de inicio y fin de la subasta.  Si lo requiere, usted puede modificar estas fechas posteriormente. 
    Tenga en cuenta, que si a va a utilizar el módulo de subasta electrónica del SECOP II y va a configurar tiempo extra, es una buena práctica indicar esta condición en el documento anexo complementario al Pliego Electrónico del Proceso. 

     

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    h. Configuraciones avanzadas. En “Configuraciones avanzadas” usted puede establecer el número de decimales que debe tener en cuenta el Proveedor en su oferta o indicar si exige muestras. 
    Recuerde hacer clic en “Guardar” y haga clic en la flecha para continuar.

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    2.3. Cuestionario
    En la sección 3 “Cuestionario” del borrador del pliego de condiciones usted debe indicar la información que los Proveedores deben presentar con la oferta. El SECOP II divide esta información en dos sobres: habilitante y técnico; y, económico. En el sobre habilitante y técnico el Proveedor debe incluir en su oferta la información o los documentos que acrediten sus requisitos habilitantes y acreditar el cumplimiento de la ficha técnica. En el sobre económico, el Proveedor debe indicar el precio inicial propuesto . 

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    a. Sobre habilitante y técnico
    SECOP II permite solicitar documentos al Proveedor o hacer preguntas específicas. Para incluir una solicitud de documentos o hacer una pregunta haga clic en “Editar”.
    Para solicitar documentos o información al Proveedor haga clic en “Agregar pregunta”, luego en la casilla correspondiente al tipo pregunta que desea realizar (en este caso “Anexos”) y en “Siguiente”. El tipo de preguntas que incluya depende de la respuesta que busca de los Proveedores. Por ejemplo, puede agregar una pregunta numérica para solicitar algún indicador, preguntas lógicas (de SI o NO) para verificar si los Proveedores están incursos en causal de inhabilidad o incompatibilidad; o preguntas abiertas para que el Proveedor redacte algún texto (usted define el número de caracteres que puede tener la respuesta). En el campo “Pregunta” incluya el documento a solicitar (por ejemplo “Adjunte la cédula de ciudadanía del representante legal).
    Para cada solicitud usted puede indicar si es obligatoria o no. Cuando el Proveedor diligencie la oferta, la plataforma sólo le permitirá enviarla hasta que responda todas las solicitudes marcadas como obligatorias. Las preguntas obligatorias se refieren a la información o los documentos no subsanables. es decir, si el documento que está solicitando es subsanable usted deberá marcar el documento como “No” obligatorio, Para cada tipo de pregunta se habilitará una ventana emergente en la cual deberá solicitar la información o documento que los Proveedores deben presentar.
    Haga clic en “Confirmar”. Repita este procedimiento con todos los requisitos que la Entidad Estatal va a solicitar a los posibles participantes en el proceso de selección. 

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    Ya no es necesario que la Entidad Estatal solicite el certificado de existencia y representación legal ni el RUP a los Proveedores, pues SECOP II le permite consultar ambos documentos en tiempo real buscando el perfil del proveedor desde el Directorio SECOP. Para hacerlo, ingrese a “Menú”, y haga clic en “Directorio SECOP”. Luego ingrese el nombre del Proveedor o -el NIT. Si desea conocer el paso a paso para consultar estos documentos, ingrese al canal de YouTube de Colombia Compra Eficiente y busque la cápsula “Cómo consultar el RUP y el Certificado de Existencia y representación Legal en el SECOP II”.
    Si usted quiere hacer cambios a una pregunta creada debe hacer clic en “Editar pregunta”. La plataforma habilita la edición de la pregunta y el usuario puede aplicar los cambios que requiera.
    Si el Proceso de Contratación tiene lotes puede solicitar los mismos documentos habilitantes y de requisitos técnicos a todos los lotes. En ese caso las preguntas deben estar marcadas como “Todos los lotes”. Si usted quiere solicitar documentos diferentes en cada lote, debe indicar en la pregunta cuál es el lote al que corresponde.

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    SECOP II le permite guardar plantillas del cuestionario para reutilizarlas en otros Procesos de Contratación. Para crear una plantilla haga clic en “Guardar plantilla”, asígnele un nombre e indique que será “Exclusiva para la Entidad” para que otros funcionarios la puedan utilizar.

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    Una vez guardada la plantilla del cuestionario de su proceso podrá encontrarla desplegando el menú “Preguntas¨ y seleccionando la opción “Plantillas”.

     

     

     

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    Cuando termine de diligenciar el sobre habilitante y técnico, guarde los cambios y continúe con el sobre económico. Para cambiar de sobre haga clic en el desplegable y seleccione “sobre 2 – Económico”.

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    b. Sobre económico
    En todos los Procesos del SECOP II, usted debe incluir, como parte del cuestionario, los bienes o servicios a contratar en el Proceso de Contratación. Esta información se incluye mediante preguntas tipo “Lista de precios”, que son tablas con las descripciones, cantidades y precios unitarios estimados de los bienes y servicios que la Entidad Estatal va a adquirir en el Proceso de Contratación. Posteriormente, cuando el Proveedor vaya a presentar su oferta, indicará el precio unitario ofrecido en esta lista. Si requiere ingresar información adicional sobre los bienes o servicios a contratar, puede incluir un formato de la oferta económica. Tenga en cuenta, que el precio unitario ofrecido por el Proveedor en la “Lista de precios”, es contabilizado por el SECOP II en el total de la oferta y determina el valor a adjudicar en el Proceso de Contratación. Por lo que, el valor que relaciona el Proveedor en SECOP II debe coincidir con el formato adicional a la oferta económica. 
    Nota: Si usted diligenció la información de los bienes y servicios a adquirir en cada lote mediante la plantilla de Excel, en la sección de configuración, no será  necesario  ingresarla nuevamente.

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    Haga clic en “Editar pregunta” y el SECOP II lo lleva a un formulario. En el campo “Título” indique al proveedor cómo debe presentar su oferta económica, por ejemplo, especifique si debe incluir IVA o cualquier otro gravamen. Tenga en cuenta que, al momento de generar un contrato para el proponente adjudicatario, el SECOP II tomará como valor del contrato el valor indicado por el Proveedor en la lista de precios. Por tanto, las ofertas deben incluir los gravámenes correspondientes.
    Indique si el Proveedor debe presentar evidencia de su oferta económica (se refiere a documentos anexos a la oferta económica, por ejemplo, el formato adicional de la Entidad). 
    En el campo, “Esta pregunta cuenta para el valor total de la oferta” indique siempre sí para que el valor sea contabilizado por el SECOP II en el total de la oferta del Proveedor.
    Para los casos en donde la Entidad no conoce con exactitud la cantidad de bienes y servicios que va a adquirir en el Proceso de Contratación y la oferta económica es sólo por precios unitarios o porcentajes de descuento (“procesos de bolsa”), y el valor del contrato está determinado por el presupuesto oficial usted debe crear dos listas de precios. 
    En la primera indique que la lista ¨SI¨ cuenta para el valor total de la oferta y pida a los Proveedores que incluyan el valor total del Proceso de Contratación en el campo del precio. En la segunda indique que la lista ¨NO¨ cuenta para el valor total de la oferta y solicite a los Proveedores que incluyan los precios unitarios ofertados para los bienes y servicios del contrato. 
    Para estos casos también puede establecer una sola lista de precios solicitando a los Proveedores que incluyan el valor total del Proceso de Contratación en el campo de precio y en el formato adicional a la oferta económica solicite que incluyan los precios unitarios o porcentajes de descuento, Tenga en cuenta que para estos tipo de procesos (“procesos de bolsa”) usted deberá adelantar la subasta de manera presencial o electrónica por fuera de la plataforma, de conformidad con el procedimiento establecido en la presente guía.
    En “Configuración de columnas” deje seleccionado “Valor estimado”. Luego haga clic en “Confirmar”. 

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    A continuación, haga clic en “Agregar artículo” para incluir la información de los bienes y servicios: referencia del artículo, código del Clasificador de Bienes y Servicios (puede elegirlo en el buscador), cantidad y el precio unitario estimado. SECOP II calcula el precio unitario estimado multiplicando el precio unitario por la cantidad.

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    AVISO IMPORTANTE: 
    Usted puede hacer una carga masiva máxima de 100 artículos usando la plantilla de Excel del SECOP II. A partir de 100 artículos el módulo de subastas del SECOP II no funciona correctamente. Por lo tanto, le recomendamos que agrupe los artículos de la subasta en categorías. Si el Proceso de Contratación va a tener un único Proveedor, usted debe hacer una única lista. Cada artículo de la lista es una categoría. Si el Proceso de Contratación puede tener varios adjudicatarios, divida el Proceso de Contratación por lotes.
    Tenga presente además que en las subastas del SECOP II usted debe tener claras las cantidades que va a adquirir. El módulo funciona para subastas inversas con cantidades específicas, no para subastas por monto agotable.
    Para usar la plantilla de Excel, haga clic en “Opciones”, y “Exportar desde Excel” para descargar la plantilla de lista de precios del SECOP II. 
    Use la plantilla para diligenciar la información de los bienes o servicios que va a adquirir. Tenga en cuenta que el campo “Nivel” debe permanecer en cero y que no debe modificar la plantilla de Excel, incluyendo columnas o fórmulas. Guarde el formato en su computador y nuevamente desde la pregunta de lista de precios haga clic en “Opciones” “Importar Excel”. Busque la plantilla en su computador, haga clic en “Anexar” y por último en cerrar. SECOP II carga en el pliego electrónico la información de cada bien o servicio incluido en la plantilla.

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    Si el Proceso de Contratación está dividido en lotes, usted debe crear una “Lista de artículos” por cada Lote. Haga clic en “Agregar pregunta”, luego en “Lista de precios” y posteriormente en “Siguiente”. Repita el procedimiento anterior. Escoja de la lista desplegable un lote para cada lista de precios. Verifique que cada lista de precios efectivamente corresponda con el lote indicado.
    Una vez haya estructurado el cuestionario del proceso guarde los cambios y continúe con la siguiente sección..

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    2.4 Documentos del Proceso
    En esta sección del borrador del pliego de condiciones debe cargar los documentos que complementen la información diligenciada en otras secciones del pliego electrónico del Proceso, por ejemplo, los Estudios previos, documento complementario al pliego y los anexos o fichas técnicas. 
    Haga clic en “Anexar documento”, luego en buscar documento, seleccione los documentos correspondientes desde su computador y finalmente haga clic en “Anexar” y cuando el progreso de los documentos indique en verde “Documento anexo” haga clic en “Cerrar”. Puede ingresar tantos documentos como quiera.
    Recuerde que no debe duplicar la información; en esta sección puede cargar documentos con información complementaria a la suministrada en las secciones anteriores del pliego electrónico.

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    2.5. Documentos de la oferta
    En esta sección del pliego borrador encuentra una lista de documentos que suelen solicitar las Entidades Estatales en los Procesos de Contratación. El uso de esta sección es opcional. Si usted solicitó los documentos en el cuestionario, tenga en cuenta no repetir documentos en ambas secciones. 
    SECOP II le permite especificar si el Proveedor debe presentar el documento con la oferta o con el contrato.

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