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Modificación parcial sobre la obligatoriedad del uso del SECOP ll en el 2020
Circular Externa No. 3 de 2020 VER ARCHIVO AQUÍ
Para: Gobernación del Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina, Gobernación del Chocó, Alcaldía de Quibdó, Gobernación de Cauca, Alcaldía de Popayán, Gobernación de Guainía, Alcaldía de Inírida, Gobernación del Amazonas, Alcaldía de Leticia, Gobernación del Vichada, Alcaldía de Puerto Carreño, Gobernación del Guaviare, Alcaldía de San José del Guaviare, Gobernación de Vaupés y Alcaldía de Mitú.
Asunto: Modificación parcial sobre la obligatoriedad del uso del SECOP ll en el 2020
La Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente, en cumplimiento de las funciones conferidas por el artículo 3, numeral 5, del Decreto Ley 41701 de 2011, modifica parcialmente el contenido de las Circulares Externas Números 1 y 2 de 2019, relacionadas con el alcance de la obligatoriedad del uso del SECOP II en el año 2020, conforme se explica a continuación.
La Circular Externa No. 1 de 2019 dispuso la obligación para las entidades enlistadas en su Anexo, de publicar en el SECOP II los procedimientos de contratación que iniciaban a partir del 1 de enero de 2020, entre otros actos de la actividad contractual. Meses después, la Circular Externa No. 2 de 2019, introdujo una modificación parcial a través de la cual se amplió hasta el 1 de abril de 2020 la entrada en vigencia del SECOP II para las nuevas administraciones públicas territoriales (departamentos y ciudades capitales). Lo anterior, teniendo en cuenta que sus autoridades asumían funciones a partir del 1 de enero de 2020 y requerían de un tiempo prudencial para planificar, capacitar y organizar a sus equipos.
En consecuencia, las demás entidades relacionadas en el Anexo de la Circular 1 de 2019 mantuvieron la obligación de aplicar el SECOP II, a partir del primer día del año 2020 y en efecto así se ha cumplido. Por otro lado, la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente venía ejecutando las capacitaciones presenciales que le ofreció a las gobernaciones departamentales y a las alcaldías de ciudades capitales, con el propósito de enseñarles a operar con facilidad el SECOP II. No obstante lo 1 Como ente rector del Sistema de Compra Pública y administrador del Sistema Electrónico de Contratación Pública – SECOP. Página 2 de 4 anterior, con el escenario de emergencia en salud pública ocasionado por el Coronavirus - COVID 19, se generó la obligación de suspenderlas y acatar los lineamientos para la prevención, respuesta y atención a los casos de la pandemia dictados por el Ministerio del Trabajo, el Ministerio de Salud, el Instituto Nacional de Salud y demás autoridades competentes.
Cuando se suspendió esta actividad, la Agencia Nacional de Contratación Pública –Colombia Compra Eficiente- había hecho presencia en 50 entidades territoriales entre gobernaciones y alcaldías capitales, para un total de 659 funcionarios y colaboradores capacitados; sin embargo, ante la declaratoria del estado de emergencia económica, social y ecológica, no se pudo capacitar a cinco (5) entidades territoriales, las cuales necesitan esta formación porque en la actualidad no tienen la facultad para hacerlo por su propia cuenta. Como la formación y preparación de todas las entidades y sus funcionarios es necesaria para hacer buen uso del SECOP II, las alcaldías de ciudades capitales (Administración central) y los departamentos (Administración central) que no fueron capacitados podrán gestionar sus procesos de contratación en el SECOP I, hasta tanto las posibilidades permitan una preparación adecuada para su adopción y uso.
Las entidades territoriales que no fueron capacitadas son las siguientes: Gobernación del Chocó, Gobernación del Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina, Alcaldía de Quibdó, Gobernación del Cauca y Alcaldía de Popayán. Las anteriores entidades, para superar el problema de la falta de capacitación, deberán acordar con la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente la formación para sus funcionarios por medios virtuales, en un plazo de dos (2) meses, con el propósito de que gestionen en el SECOP II los procesos de contratación que inicien con convocatoria pública o invitación a contratar a más tardar el 1 de junio de 2020.
De igual manera, las siguientes entidades, si bien no recibieron capacitación en el primer trimestre del año, han tenido un nivel de preparación e implementación del SECOP II absolutamente satisfactorio en las vigencias 2019-2020 para hacer su uso obligatorio: Gobernación de Antioquia, con un total de 542 procesos de contratación; Alcaldía de Medellín, con un total de 1582 procesos; Gobernación de Caldas, con un total de 225 procesos; Gobernación de Cundinamarca, con un total de 1340 procesos; y Gobernación de Santander, con un total de 1081 procesos. De acuerdo con esto, la obligatoriedad del SECOP II para las 2 En cumplimiento de las Circulares 17 y 18 del 24 de febrero y del 10 de marzo de 2020, publicadas por el Ministerio de Trabajo, respecto a las medidas que se debían adoptar ante la incursión de casos de enfermedad por el COVID-19. Página 3 de 4 entidades territoriales citadas en este párrafo, se mantiene en los términos indicados en las Circulares Externas Nos. 1 y 2 de 2019.
Con fundamento en problemas técnicos distintos a los ya explicados, concretamente por deficiencias de conectividad según certificación del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, las velocidades de carga son insuficientes para operar la plataforma en los territorios que se enuncian a continuación: Gobernación de Guainía, Alcaldía de Inírida, Gobernación del Amazonas, Alcaldía de Leticia, Gobernación del Vichada, Alcaldía de Puerto Carreño, Gobernación del Guaviare, Alcaldía de San José del Guaviare, Gobernación de Vaupés y Alcaldía de Mitú.
Por esta razón, sus procesos de contratación continuarán siendo gestionados en el SECOP I, hasta tanto se surta una nueva definición de su vinculación a la plataforma SECOP II. Por último, la Agencia Nacional de Contratación Pública –Colombia Compra Eficiente– pone a disposición de las entidades del Estado colombiano, los proveedores y ciudadanos en general, el minisitio del SECOP ll ubicado en el siguiente link https://www.colombiacompra.gov.co/secop-ii. Este minisitio del SECOP ll es un espacio diseñado para aprender de manera virtual sobre las funcionalidades de la plataforma, a partir de los roles que desempeñan los partícipes del Sistema de Compra Pública en la misma. Las entidades estatales cuentan con la sección "Compradores", y los contratistas y proveedores que venden sus bienes y servicios al Estado cuentan con la sección "Proveedores". Para los ciudadanos, veedores, auditores, y en general quienes hacen control a la compra pública, se ha dispuesto la sección "Ciudadanos".
Asimismo,la Agencia Nacional de Contratación Pública –Colombia Compra Eficiente– con el fin de responder las consultas y garantizar una respuesta efectiva sobre las dudas e inquietudes en la implementación y temas de capacitación a las entidades que no han tenido uso obligatorio del SECOP ll, ha definido un plan de atención prioritaria, por lo cual, las Alcaldías de ciudades capitales (Administración Central) y los Departamentos (Administración Central) tendrán asignado a uno de nuestros profesionales del equipo de formación del SECOP, para garantizar una comunicación directa y efectiva. Esta comunicación será respondida con prioridad en horario hábil de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. Finalmente, es importante mencionar que desde el correo electrónico secopii@colombiacompra.gov.co enviaremos los datos de contacto de nuestros formadores (nombre completo, correo electrónico, cargo, celular, teléfono fijo) directamente a cada una de la(s) persona(s) que será(n) responsable(s) de la implementación del SECOP ll en las entidades territoriales. Página 4 de 4 Los demás aspectos y contenidos de las Circulares Externas No. 1 y 2 de 2019 se conservan en los términos allí indicados, y regirán plenamente para las entidades enunciadas en la fecha allí consignada.
JOSÉ ANDRÉS O´MEARA RIVEIRA
DIRECTOR GENERAL
AGENCIA NACIONAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA
Durante el mes de agosto el equipo de formación del SECOP II acompaño al Departamento Nacional de Planeación y al Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA en el desarrollo de los eventos de Subasta Electrónica en el SECOP III para para contratar el servicio de digitalización de documentos e indexación de los diferentes tipos documentales de archivo cuyo valor adjudicado fue $143.549.419 y para contratar la solución de seguridad para el control de acceso privilegiado a la plataforma tecnológica cuyo valor adjudicado fue $ 4.099.680.543, respectivamente.
El día 09 de agosto Felipe Ruiz y Eduardo Torres formadores del SECOP II participaron en el evento International Footwear and Leather Show en el desarrollo de la Feria de Calzado y Marroquinería para socializar el uso de SECOP II para participar en procesos de contratación como proveedor del estado colombiano y los beneficios de realizar este proceso de forma transaccional.
Los días 26 y 28 de agosto el equipo de formación del SECOP II adelantó la Formación de Formadores en el uso de SECOP II dirigida a funcionarios y colaboradores la Gobernación de Cundinamarca, con el fin de difundir buenas prácticas de uso de la plataforma para adelantar procesos de contratación de forma transaccional, especialmente en procesos de mínima cuantía y en el uso del modulo de subasta electrónica.
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