Colombia Compra Eficiente y las Alcaldías y Gobernaciones

A pesar del gran avance aún hay grandes retos relacionados con la calidad y la oportunidad de la publicidad de la información. La calidad del registro afecta al sistema de contratación pública, a los interesados porque no tienen información confiable para buscar sus oportunidades de venta de bienes y servicios a las Entidades Estatales, restringiendo, a las demás Entidades Estatales porque no les permite conocer y aprender de las experiencias de otras Entidades, a los organismos de control que deben pedir información adicional a la que ofrece el SECOP y generando reprocesos a las autoridades de presupuesto y a Colombia Compra Eficiente. La publicidad tardía es una forma de restringir la competencia pues el público en general no tiene acceso a la información de forma oportuna. 

En el año 2015 Colombia Compra Eficiente inició el despliegue del SECOP II. La diferencia entre el sistema que la mayoría conoce y el SECOP II, es que este último es un sistema transaccional en el cual las Entidades Estatales y los interesados interactúan, presentan observaciones y las ofertas en línea. Adicionalmente, el SECOP II ofrece la posibilidad de obtener información estructurada para hacer análisis. La estrategia 2.3 de las Bases del Plan Nacional de Desarrollo 2014 – 2018 establece como meta que en el año 2018 debe haber 4.076 Entidades Estatales utilizando el SECOP II, estas son todas las del nivel nacional, los departamentos, las capitales de departamento, los municiones de categoría especial, 1, 2 y 3 y las entidades descentralizadas de estas y estos.  En consecuencia, las Alcaldías y las Gobernaciones y sus entidades descentralizadas que aún no han empezado a usar el SECOP II¹ deben empezar a hacerlo en 2016 y 2017.  

El SECOP II es una forma de revisar y organizar institucionalmente la actividad contractual en las Entidades Estatales, pues deben establecer las funciones y responsabilidades de quienes participan en los Procesos de Contratación. 

Colombia Compra Eficiente en cumplimiento de su función de "Diseñar, organizar y celebrar los Acuerdos Marco de Precios y demás mecanismos de agregación de demanda"²;a partir de la expedición del Decreto 1510 de 2013, inició la promoción de instrumentos de agregación de demanda a través de la plataforma que puso a disposición para el efecto llamada la Tienda Virtual del Estado Colombiano. 

Los instrumentos de agregación de demanda son un mecanismo previsto por la ley para que las Entidades Estatales sumen sus necesidades y actúen en forma coordinada en el mercado para obtener eficiencia en el gasto y un mejor provecho de los recursos públicos. Adicionalmente, todas las Entidades Estatales, sin importar su tamaño, reciben beneficios de las condiciones acordadas en el instrumento de agregación de demanda. En los instrumentos de agregación de demanda Colombia Compra Eficiente adelanta el Proceso de Contratación para definir los términos y condiciones generales de la contratación, y luego en la operación secundaria las Entidades Estatales adquieren en la Tienda Virtual del Estado Colombiano a través de órdenes de compra. El proceso que antes tomaba entre 3 y 6 meses ahora puede tomar entre 1 hora y 20 días. 

La Tienda Virtual del Estado Colombiano ofrece una gran variedad de bienes y servicios y está de forma constante actualizándose. La participación de las Alcaldías y las Gobernaciones es importante pero teniendo en cuenta el valor agregado que les ofrece debería ser mucho mayor, por lo cual Colombia Compra Eficiente intensificará en 2016 las campañas de la Tienda Virtual del Estado Colombiano dirigidas al nivel territorial. A 25 de noviembre de 2015, de un total de $800.000 millones transados en el año $114.067 millones corresponden al nivel territorial, lo cual equivale al 14%. Esperamos que los nuevos instrumentos de agregación de demanda, las campañas previstas y el inicio de la administración de los nuevos Alcaldes y Gobernadores colaboren en incrementar el uso de los instrumentos de agregación de demanda en las Entidades Territoriales. 

Concepto de pliegos y contratos tipo o estándar. Beneficios

Entre las funciones de Colombia Compra Eficiente está la de desarrollar e implementar estándares y documentos tipo para las diferentes etapas de la gestión contractual pública³ . Para el efecto, Colombia Compra Eficiente ha expedido varios pliegos y contratos tipo o estándar que están a disposición de los interesados en http://www.colombiacompra.gov.co/es/manuales-y-documentos-tipo.

Los documentos tipo deben ser utilizados en armonía con los manuales y guías expedidos por Colombia Compra Eficiente. El Proceso de Contratación inicia con su planeación en la cual la Entidad Estatal debe definir su necesidad y la forma como pretende satisfacerla y para el efecto debe estudiar el sector con el cual pretende hacer la contratación; es decir, entender quién y en qué condiciones puede satisfacer su necesidad. Para el efecto, Colombia Compa Eficiente expidió una Guía para la Elaboración de Estudios del Sector la cual debe ser usada por las Entidades Estatales en la fase de planeación de sus Procesos de Contratación. Una vez estudiado el sector económico relativo al objeto del contrato y apoyado en la información de mercado recogida, la Entidad Estatal debe diseñar el Proceso de Contratación y para el efecto debe fijar los requisitos de la participación en el Proceso de Contratación, hacer el análisis e identificación del Riesgo del Proceso de Contratación y revisar la aplicación de las normas de los Acuerdos Comerciales suscritos por Colombia en el Proceso de Contratación. Colombia Compra Eficiente dispuso manuales para guiar a las Entidades Estatales en la etapa de planeación con los siguientes documentos: (i) Manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en los Procesos de Contratación; (ii) Manual para la identificación y cobertura del Riesgo; y (iii) Manual para el manejo de los Acuerdos Comerciales en Procesos de Contratación.

El diseño contractual definido en la etapa de planeación es la base de las reglas para los términos y condiciones del proceso competitivo y del contrato, es decir del pliego de condiciones y de la minuta del contrato. Colombia Compra Eficiente ha elaborado 4 pliegos tipo y 7 contratos. En el caso del pliego tipo para el contrato de obra pública, en el marco de los Contratos Plan incluye un apéndice elaborado con base en un estudio del sector en el cual hay una recomendación de los requisitos habilitantes para estos Procesos de Contratación de Obra Pública que buscan garantizar la competencia asegurando que los proponentes cumplan las condiciones mínimas para cumplirle al Estado con la obra. 

Los pliegos y contrato tipo o estándar recogen las mejores prácticas del mercado, ofrecen a las Entidades Estatales herramientas para agilizar sus Proceso de Contratación y establecer con anticipación información útil para el mercado sobre la forma como las Entidades Estatales contratarán, los requisitos exigidos de acuerdo con el monto y tipo de los contratos, buscando más competencia y trasparencia. 

 Tabla 3. Pliegos y contratos tipo

 Fuente: Colombia Compra Eficiente

Pliegos y contratos tipo para las regiones

Las Entidades Estatales que ejecuten recursos del Presupuesto General de la Nación, en desarrollo de los Contratos Plan a través de Procesos de Contratación de obra pública, están obligadas a utilizar el pliego⁴, el contrato⁵ y el apéndice⁶ tipo expedido por Colombia Compra Eficiente por medio de la Circular 15 de 28 de agosto de 2014⁷.

En el momento Colombia Compra Eficiente está trabajando en la expedición de pliegos, contratos y apéndices para otros Procesos de Contratación para que sean la guía que gobierne la contratación en todas las Entidades Estatales. Esta es una solicitud reiterada.

El Departamento Nacional de Planeación –DNP- y Colombia Compra Eficiente han trabajado conjuntamente en la definición de documentos estándar para la presentación de proyectos que incluye el pliego de condiciones y el contrato, pero también la documentación para presentar el proyecto que incluye además de la estructura de costo y financiación, el cronograma, la forma de presentar el proyecto bien sea a los Órganos Colegiados de Administración y Decisión –OCAD-, al Departamento Nacional de Planeación o a otras Entidades Estatales de nivel nacional. (Ver nota 5: Construya el futuro de su región http://www.colombiacompra.gov.co/content/15-documentos-estandar-desarrollo-de-proyectos-dnp).

  Tabla 4 Documentos Tipo para las Regiones

Fuente: Colombia Compra Eficiente 

Enlaces de interés

- Circulares de Colombia Compra Eficiente (clic aquí)

- SECOP II (clic aquí)

- Bases del Plan Nacional de Desarrollo (clic aquí)